आपके इनबॉक्स को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए मैं जिन सर्वोत्तम युक्तियों और युक्तियों का उपयोग करता हूं, जीमेल एक लोकप्रिय ईमेल सेवा है, लेकिन यह आपके लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं हो सकता है। इसके नुकसानों में अव्यवस्थित इनबॉक्स, उत्पादकता उपकरणों के लिए खराब समर्थन और अपर्याप्त पहुंच सुविधाएँ शामिल हैं। यदि आप Microsoft उत्पादों का उपयोग करते हैं तो आउटलुक एक बेहतर विकल्प हो सकता है। Word, Excel और PowerPoint जैसे अन्य Microsoft Office अनुप्रयोगों के साथ इसका एकीकरण आपके वर्कफ़्लो को सरल बनाता है। इसका फोकस्ड इनबॉक्स, जिसे फोकस्ड कहा जाता है, आपको अन्य ईमेल को खारिज करते हुए महत्वपूर्ण ईमेल पर काम करने में मदद करता है। आपके ईमेल गेम को बेहतर बनाने के लिए ये सर्वोत्तम आउटलुक टिप्स और ट्रिक्स हैं, चाहे आप विंडोज, मैक या शीर्ष क्रोमबुक में से एक का उपयोग करते हों। इस गाइड में आउटलुक वेब ऐप के स्क्रीनशॉट शामिल हैं। डेस्कटॉप अनुप्रयोगों के लिए चरण थोड़े भिन्न हो सकते हैं। #Microsoft #Outlook #Email #Gmail #ProductivityTips #EmailManagement #OrganizeInbox #OutlookTips #EmailTricks #MicrosoftOffice #EfficiencyTips।
स्रोत: https://manualmentor.com/best-tips-and-tricks-i-use-to-manage-my-inbox-efficiently.html?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=best-tips-and-tricks-i- मेरे-इनबॉक्स को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए उपयोग करें
जीमेल एक लोकप्रिय ईमेल सेवा है, लेकिन यह आपके लिए सर्वोत्तम नहीं हो सकती है। इसकी कमियों में अव्यवस्थित इनबॉक्स, उत्पादकता उपकरणों के लिए खराब समर्थन और अपर्याप्त पहुंच सुविधाएँ शामिल हैं। यदि आप Microsoft उत्पादों का उपयोग करते हैं तो आउटलुक एक बेहतर विकल्प हो सकता है। Word, Excel और PowerPoint जैसे अन्य Microsoft Office ऐप्स के साथ इसका एकीकरण आपके वर्कफ़्लो को सरल बनाता है। इसका प्राथमिकता मेलबॉक्स, जिसे फोकस्ड कहा जाता है, आपको महत्वपूर्ण मेल पर काम करने में मदद करता है क्योंकि यह दूसरों को फ़िल्टर करता है। यहां आपके ईमेल गेम को बेहतर बनाने के लिए सर्वोत्तम आउटलुक युक्तियां और युक्तियां दी गई हैं, चाहे आप विंडोज, मैक या शीर्ष क्रोमबुक में से एक का उपयोग करते हों।
इस गाइड में आउटलुक वेब ऐप के स्क्रीनशॉट शामिल हैं। डेस्कटॉप ऐप के लिए चरण थोड़े भिन्न हो सकते हैं।
9 आउटलुक में कार्य बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट टू डू का उपयोग करें
संगठित हो जाओ और समय सीमा को पूरा करो
माइक्रोसॉफ्ट का टू डू ऐप माइक्रोसॉफ्ट पारिस्थितिकी तंत्र में अन्य अनुप्रयोगों के साथ सहजता से एकीकृत होता है। आउटलुक में किसी संदेश को फ़्लैग करने से टू डू एप्लिकेशन में एक कार्य जुड़ जाता है, जिससे काम पर नज़र रखना आसान हो जाता है। आउटलुक में निफ्टी है मेरा दिन शीर्ष पैनल पर टैब करें, जिसमें आपके कार्यों को प्रबंधित करने के लिए कैलेंडर और टू डू शामिल हैं। किसी कार्य को स्वचालित रूप से जोड़ने के लिए आप ईमेल को माई डे टैब में खींच और छोड़ सकते हैं।
- क्लिक करें मेरा दिन आउटलुक टूलबार पर आइकन (चेक मार्क वाले कैलेंडर का प्रतीक)।
- यह खुलता है कैलेंडर और करने के लिए पैनल.
- क्लिक करने के लिए.
- अपने ईमेल को खींचें और छोड़ें करने के लिए टैब में कार्य के रूप में जोड़ें अनुभाग. अनुभाग.
- ईमेल को खींचें और छोड़ें एक ईवेंट के रूप में जोड़ें इसे अपने कैलेंडर में जोड़ने के लिए अनुभाग।
- कार्य का नाम संपादित करने के लिए नाम पर क्लिक करें।
- अधिक अनुकूलन विकल्पों के लिए कार्य पर राइट-क्लिक करें।
- विकल्प शामिल हैं महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें, अनुस्मारक सेट करें, नियत तिथि निर्धारित करें, सूची में आइटम ले जाएँऔर मिटाना.
8 आउटलुक में ईमेल शेड्यूल करें
सुनिश्चित करें कि वे सर्वोत्तम संभव समय पर प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचें
यदि आपके सहकर्मी अलग-अलग समय क्षेत्रों में काम करते हैं, तो अपने ईमेल शेड्यूल करें ताकि वे अपने कार्य घंटों के दौरान प्राप्तकर्ताओं तक पहुंच सकें। आपके द्वारा ईमेल भेजने के बाद आउटलुक संदेश को निर्दिष्ट समय तक आउटबॉक्स में रखता है।
- अपना ईमेल लिखें और क्लिक करें डाउन-एरो आइकन.
- चुनना शेड्यूल भेजें.
- क्लिक कस्टम समय.
- दिनांक और समय चुनें.
- क्लिक भेजना.
यदि आप अपना मन बदलते हैं और तुरंत संदेश भेजना चाहते हैं, तो ईमेल खोलें
ड्राफ्ट
फ़ोल्डर. क्लिक करें
पेंसिल आइकन
और चुनें
अब भेजें
.
7 फ़ोल्डरों का उपयोग करके अपने कार्य प्रबंधित करें
ईमेल के उस कठिन ढेर को हैक करें
आउटलुक आपको अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के लिए फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर बनाने की सुविधा देता है। यह आपके ईमेल को क्रमबद्ध करने और प्रेषक, प्रोजेक्ट नाम, प्राथमिकता या अन्य कारकों के आधार पर फ़ोल्डरों को नामित करने में आपकी सहायता करता है। आप ईमेल को बाद में संभालने के लिए उन्हें किसी फ़ोल्डर में खींच सकते हैं। कार्य पूरा करने के बाद ईमेल को बाहर निकालें।
- क्लिक करें अतिप्रवाह मेनू (तीन-बिंदु वाला चिह्न) एक तरफ फ़ोल्डर नेविगेशन फलक में.
- चुनना नया फ़ोल्डर बनाएं.
- अपने फ़ोल्डर को नाम दें.
- क्लिक बचाना.
- क्लिक करें अतिप्रवाह मेनू एक नया सबफ़ोल्डर बनाने के लिए अपने फ़ोल्डर के बगल में।
- क्लिक नया सबफ़ोल्डर बनाएं.
6 अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए नियम बनाएं
ईमेल को क्रमबद्ध करने का एक प्रभावी तरीका
ईमेल को उनके निर्दिष्ट फ़ोल्डरों और सबफ़ोल्डरों में ले जाने से अव्यवस्था कम होती है और आपका इनबॉक्स व्यवस्थित होता है। आप ईमेल के मुख्य भाग, विषय पंक्ति, प्रेषक का नाम, महत्व और बहुत कुछ के आधार पर ईमेल को स्थानांतरित करने के लिए नियम निर्दिष्ट करके प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं। नियम आउटलुक को बताता है कि ट्रिगर स्थितियों और संबंधित क्रियाओं के आधार पर ईमेल को कैसे संभालना है।
यहां आउटलुक में नियम बनाने का तरीका बताया गया है:
- क्लिक करें देखना टैब.
- चुनना सेटिंग्स देखें.
- क्लिक नियम.
- चुनना नए नियम जोड़ें.
- नियम के लिए एक नाम दर्ज करें.
- के अंतर्गत एक शर्त का चयन करें एक शर्त जोड़ें मैदान.
- के अंतर्गत एक क्रिया का चयन करें एक क्रिया जोड़ें मैदान.
- क्लिक एक अपवाद जोड़ें नियम का अपवाद बनाने के लिए.
- क्लिक बचाना.
5 ईमेल साफ़ करने के लिए स्वीप सुविधा का उपयोग करें
अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें
आउटलुक का झाडू विकल्प विशिष्ट प्रेषकों से अवांछित ईमेल हटाता है, जिससे आपको अव्यवस्था-मुक्त इनबॉक्स बनाए रखने में मदद मिलती है। आप इनबॉक्स फ़ोल्डर से वर्तमान या भविष्य के संदेशों को स्थानांतरित कर सकते हैं, नवीनतम ईमेल रख सकते हैं और बाकी को स्थानांतरित कर सकते हैं, या दस दिन से अधिक पुराने संदेशों को स्थानांतरित कर सकते हैं।
आउटलुक के स्वीप नियम दिन में एक बार चलते हैं। आप इस सुविधा का उपयोग नहीं कर सकते
जंक ईमेल
,
ड्राफ्ट
,
भेजी गई आइटम
और
हटाए गए आइटम
फ़ोल्डर्स.
- वह ईमेल चुनें जिसे आप स्वीप करना चाहते हैं.
- क्लिक करें अतिप्रवाह मेनू मेनू बार पर.
- क्लिक झाडू.
- चुनें कि आप संदेशों को कैसे प्रबंधित करना चाहते हैं।
- चुनें कि आप ईमेल को कहां ले जाना चाहते हैं.
- क्लिक ठीक है.
4 श्रेणी लेबल वाले ईमेल को प्राथमिकता दें
अपने वर्कफ़्लो को सरल बनाएं
आउटलुक आपको आसान इनबॉक्स प्रबंधन के लिए अपने ईमेल को वर्गीकृत करने की सुविधा देता है। आप प्राथमिकता, प्रोजेक्ट प्रकार, कार्य या प्रेषक के आधार पर श्रेणियां निर्दिष्ट कर सकते हैं। उन्हें पहचानना आसान बनाने के लिए एक नाम और रंग निर्दिष्ट करें।
- क्लिक करें अतिप्रवाह मेनू मेनू बार पर.
- चुनना श्रेणीबद्ध करना.
- चुनना नई श्रेणी.
- एक नाम दर्ज करें और लेबल के लिए एक रंग चुनें।
- क्लिक बचाना.
3 आउटलुक में अवांछित ईमेल पर ध्यान न दें
अपने इनबॉक्स को सुव्यवस्थित रखें
किसी लंबे ईमेल थ्रेड में जोड़ा जाना कष्टप्रद लग सकता है। आउटलुक की इग्नोर सुविधा आपको भविष्य के उत्तरों को आपके इनबॉक्स में आने से रोकने की सुविधा देती है। यह आपको संदेश भेजता है हटाए गए आइटम फ़ोल्डर. सुविधा का उपयोग करने के लिए, किसी संदेश पर राइट-क्लिक करें और क्लिक करें अनदेखा करना.
2 आउटलुक में कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें
अपनी कार्यकुशलता बढ़ाओ
आउटलुक में कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करने से आपको समय बचाने और अपना इनबॉक्स तेजी से साफ़ करने में मदद मिलती है। प्रेस शिफ्ट + ? कीबोर्ड शॉर्टकट की सूची देखने के लिए.
आउटलुक में हमारे कुछ पसंदीदा कीबोर्ड शॉर्टकट यहां दिए गए हैं:
| कार्रवाई | आउटलुक कीबोर्ड शॉर्टकट |
|---|---|
| एक नया संदेश या कैलेंडर ईवेंट बनाएं | एन |
| संदेश को एक नई विंडो में खोलें | शिफ्ट + एंटर |
| किसी ईमेल का उत्तर दें | आर या Ctrl + आर |
| ईमेल भेजो | Ctrl + Enter |
1 आउटलुक ऐड-इन्स का उपयोग करें
ऐप से अधिक लाभ प्राप्त करें
आप आउटलुक के लिए ऐड-इन्स इंस्टॉल करके अपनी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। इसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस स्टोर से कैसे प्राप्त करें यहां बताया गया है:
- अपने ब्राउज़र पर ऑफिस स्टोर पर जाएँ।
- सर्च बार में ऐप का नाम दर्ज करें।
- क्लिक अब समझे ऐप के तहत.
आउटलुक का अधिकतम लाभ उठाएं
आउटलुक कई लाभ प्रदान करता है, जिसमें माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के साथ सहज एकीकरण और कम-अव्यवस्थित इनबॉक्स शामिल है। इस गाइड में दी गई युक्तियों से, आप अपने ईमेल अनुभव को बेहतर बना सकते हैं और अपने इनबॉक्स को बेहतर ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं। हालाँकि आउटलुक में व्याकरण और वर्तनी जाँच के लिए एक अंतर्निहित संपादक है, आप अधिक उन्नत सुझावों के लिए व्याकरण जोड़ सकते हैं। यदि आप घरेलू उपयोग के लिए Google कैलेंडर का उपयोग करते हैं, तो आप अपने डेटा को सिंक्रनाइज़ करने के लिए इसे आउटलुक कैलेंडर के साथ मर्ज कर सकते हैं।
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